La gestion d’une équipe et de ses projets : Diagrammes de Gantt

Comme annoncé dans la rubriques à propos, le but même de ce blog est de parler de ma nouvelle aventure en tant que chef de projet et de tout ce que ça implique. Cet article s’adresse donc à toutes les personnes en charge de projets et d’équipes.

Les diagrammes de Gantt

Créé aux environs de 1910 par Henry L. Gantt, les diagrammes éponymes permettent une représentation graphique de projets sur deux axes : en abscisse, l’unité de temps ; en ordonnée, les différents postes. L’objectif final, pouvoir connaitre la date exacte de la fin d’un projet, le nombre de projets en cours à un instant T et grâce aux différentes évolutions, pouvoir gérer des ressources quelles soient humaines ou matériels.

Gantt Project

Plusieurs logiciels exploitent l’idée des diagrammes de Gantt, le plus connu étant surement Microsoft Project. Heureusement pour nous (les mecs pas forcément adeptes de microsoft), un petit frenchy a créé GanttProject, logiciel en java permettant de créer nos diagrammes quelque soit le système d’exploitation utilisé et qui malgré un design très sobre, se révèle terriblement efficace au quotidien.

Gantt Project permet au passage l’export dans différents formats de fichier comme le PDF ou le JPG pour la visualisation du tableau mais aussi en XML afin d’être récupéré sous Microsoft Projet ou avec un parseur de votre cru.

Le principe

Le principe d’utilisation de GanttProject est relativement simple. Tout d’abord et après avoir lancé le logiciel, il faut créer un nouveau projet. J’utilise personnellement deux « types » de diagrammes différents. Le premier est un diagramme « général », parfait pour les réunions de travail et les points de réunion, il permet tout simplement de donner à tout le monde une vision simple des projets en cours. Le second type de diagramme concerne le (ou plutôt les) projet en lui-même et détaille tous les postes d’interventions pour chacun des membres de l’équipe en charge d’un dossier client.

Une fois notre projet créé et le choix du calendrier fait (afin de prendre en compte week-end et jours fériés), la première étape est la création des différentes ressources (ressource -> nouvelle ressource). Une ressource peut être matérielle ou humaine. Il ne faut pas oublier au passage de lui attribuer un rôle (bonne pratique oblige) et pourquoi pas puisque nous ne sommes pas encore dans une dictature, noter ses jours de congés.

Maintenant que toutes nos ressource sont créés, nous pouvons passer à la gestion du projet par lui même.

Comme vous pourrez vous en apercevoir avec ce projet simple, nous pouvons connaitre d’un rapide coup d’oeil les différents postes (par couleur), les dates de début et de fin de projet (lignes bleues), la date en cours (ligne rouge), ainsi que les week-end (colonne grise). Heureusement pour moi, personne n’est en vacance pendant ce projet test .

Si vous avez bien fait votre travail lors de la création des postes du projet, vous devez avoir spécifié pour chacune des ressources un temps d’occupation exprimé en pourcentage. J’opte personnellement pour occuper au maximum une personne à 85% de son temps journalier. Pourquoi ? Réponse simple, comme à l’école, une personne est rarement efficace une journée entière et une heure de travail est égale à 14,xxx% sur une journée de 7 heures et donc une semaine de 35 heures.

Et si vous affinez vraiment la chose, le résultat devrait ressembler à ceci (une fois déployé)

Comme vous pourrez le voir, à partir de cet écran, je peux connaitre le taux d’occupation de chacun des membres de mon équipe. Tant que tout est vert, je peux leurs confier de nouvelles choses dans ma limite personnelle de 85% mais si jamais un projet tombe du jour au lendemain…

Je pourrais rapidement m’apercevoir que mon développeur devra arrêter d’aller consulter ses flux RSS les 4, 5 et 8 Juin et devra être superman du 10 au 18 Juin. Il faudra donc faire rapidement le relais afin de repousser l’un ou l’autre des projets et trouver un palliatif afin de rendre le travail de chacun moins contraignant.

Conclusion

Même si contraignant au début, le diagramme de Gantt est un véritable bonheur pour la gestion d’un projet non seulement en interne (ne pas donner des délais intenables à chacun) mais aussi vis à vis du client qui, sauf en cas de coup dur, devrait voir arriver son projet à temps.

• Lancement du projet peanut
• Le billet du retour ?
• Mes sites indispensables pour le développement
• Peanut : Semaine 6 – peanutPage (fin et bonus)
• Premier push pour peanut

Comments

About Author